في البداية نتعرف على أهم أنواع التقارير، وهي مرفقة بالملف التالي:
مكونات التقرير:
يمكننا القول بأن التقرير ينقسم إلى ثلاثة أجزاء رئيسة هي:
•المقدمة
•الجسم
•النهاية
كيفية إعداد وكتابة التقارير:
تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بعدة مراحل و هي:
١- التحضير لكتابة التقرير
٢- وضع خطة التقرير
٣-البدء في كتابة التقرير
٤-مراجعة التقرير
نصائح في كتابة التقارير:
1- يجب أن تلم تماما بالموضوع الذي ستكتب حوله التقرير 👌🏻.
2- ارجع إلى بعض التقارير السابقة في إدارتك لتتعرف على النمط العام الكتابة التقرير.
3- ضع خطة للكتابة تحتوي على كل المعلومات المتصلة بالموضوع📖.
4- يجب أن تكون لغتك سهلة وبسيطة ، ويجب أن تكون الجمل قصيرة ، والكلمات مناسبة ومعبرة👌🏻.
5- ركز في الموضوع ، ولا تخرج عنه إلى موضوعات جانبية .. فهذا يفقد التقرير أهميته☝️.
6- ضع خطة للتبويب … وحاول أن تضع خططًا أخرى لها … وقارن بينها حتى تقتنع بأنسب خطة للتبويب.
7- إذا لم تكن لغتك العربية أو الإنجليزية سليمة فاعرض ما تكتبه على متخصص في اللغة لكي يصحح أخطاءك👍🏻.
8- اختصر في العرض ، ولكن دون أن تخل بالمعنى الذي تقصده.
9- عندما تكتب عن الناس والأشياء كن مجردا من التحيز ، وأعرض الحقائق فقط🌟.
10- اجعل أسلوبك في الكتابة مسترسلًا كأنك تتحدث.
11- إذا استعنت ببعض المراجع في تقريرك فيجب أن تذكر هذه المراجع ورقم الصفحة واسم المؤلف.
12- حاول أن تتنبأ أو تتوقع الأسئلة التي يمكن أن تثار حول نقاط معينة من التقرير وأجب عليها👍🏻.
أشكال من التقارير والاتصالات المكتوبة:
وهي:
المذكرات الداخلية.
القرارات.
التعميمات.
الخطاب.
التقارير الروتينية أو الفنية.
• الشكل العام للمذكرة الداخلية📑
🔹 تطبيق على المذكرة:
• شكل توضيحي للقرار الإداري:
• شكل توضيحي للتعميم:
• تطبيق على الخطاب ( أو الكتاب الدوري ):
🔹نموذج على التقارير الروتينية:
نموذج لعرض تقرير العمل الأسبوعي
بإمكانكم استخدامه من خلال برنامج Word
🔹ملاحظة: ينساب هذا التقرير من الإدارة السفلى إلى الإدارة العليا.
المرجع:
كيف ترفع مهاراتك الإدارية في الاتصال، د.أحمد ماهر